Doküman Yönetim Sistemi DOCSIMUM
Doküman Yönetim Sistemi Docsimum Nedir?
Doküman Yönetim Sistemi – Docsimum, kurumlar, şirketler ve arşiv birimleri için geliştirilmiş kapsamlı bir doküman yönetim sistemidir. Dijital ve fiziksel tüm dokümanların doküman tipine uygun alanlar ile güvenli bir şekilde kaydedilmesini, saklanmasını, izlenmesini ve gerektiğinde paylaşılmasını tek bir platform üzerinden yönetmeyi mümkün kılar.
Windows tabanlı altyapısı sayesinde yüksek performans ve esnek yapı sunan Docsimum, gelişmiş arama, yetkilendirme, entegrasyon ve sürüm takibi gibi özelliklerle kurumsal doküman süreçlerini dijitalleştirir ve sürdürülebilir hale getirir.
Hızlı, kolay ve Esnek
Güncel teknolojiler ve genel kullanıcı deneyimlerine uygun geliştirilmesi sayesinde hızlı ve kolay kullanıcı adaptasyonu.
Güvenli Doküman Yönetimi
Esnek Rol ve kullanıcı bazlı yetkilendirmeler ile doküman yönetimi güvenli bir şekilde yapılabilmektedir.
Çevreye Duyarlı Sistem
Kağıtsız ofis konseptine geçişin en önemli aracı doküman yönetim sistemleridir. Docsimum ile kağıt masrafınızı azaltırken doğaya da katkı sağlayın.
Docsimum’nın sunduğu başlıca özellikler şunlardır.
- Esnek ve Güncel Teknoloji: Docsimum, her ölçekteki işletme veya kuruma hızlı bir şekilde uyarlanabilen esnek bir yapıya sahiptir.
- Anlaşılır ve Estetik Arayüz: Kullanıcı dostu arayüzü sayesinde, tüm doküman bilgileri tek bir formda görüntülenebilir, bu da kullanım kolaylığı sağlar.
- Gelişmiş Teknolojiler: OCR (Optik Karakter Tanıma) ve resim işleme gibi teknolojilerle doküman yönetimi daha verimli hale getirilmiştir.
- Hızlı Entegrasyon: ERP, CRM gibi diğer yazılımlarla kolay entegrasyon imkanı sunar, böylece mevcut sistemlerle uyumlu çalışabilir.
- Kolay Kullanım: Seçili dokümana ait tüm verileri ve dokümanın önizlemesini, pencereler arasında dolaşmadan görüntüleme imkanı sağlar.
- Esnek Altyapı: Sınırsız doküman tipi ve doküman tiplerine göre istenilen alanları ekleme imkanı verir, böylece dokümanların doğru bilgilerle kaydedilmesi ve kolayca bulunması sağlanır.
- Çoklu Dil Desteği: Farklı dillerde kullanım imkanı sunarak, çok uluslu şirketlerin ihtiyaçlarını karşılar. docsimum.com
- KVKK Uyumlu: Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında, dokümanlara geçerlilik süresi tanımlama ve süre sonunda uyarı imkanı sağlar.
- Doküman Setleri: Çalışan dokümanları veya proje dokümanları gibi saklama zorunluluğu olan dokümanların mevcudiyetinin takibini yapar.
- Yetkilendirme: Kullanıcı veya kullanıcı grupları bazında modül veya ekleme, düzenleme, silme gibi işlem yetkilerinin tanımlanmasına olanak tanır.
- Görevlendirme: Doküman bazlı veya doğrudan görev atamaları sayesinde, dokümanlarla ilgili yapılacak işlerin sorumlu kişilere atanmasını ve takibini sağlar.
Detaylı Bilgi İçin
Ürün web sayfamızı ziyaret edin veya detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçin, her türlü sorunuzu cevaplamaktan memnuniyet duyarız.
Doküman Yönetim Yazılımı Nedir?
Doküman yönetim sistemi (DYS), kurumların dijital ve fiziksel belgelerini merkezi bir yapıda güvenli, düzenli ve erişilebilir şekilde saklamalarını sağlayan yazılımlardır. Bu sistemler sayesinde dokümanlar versiyonlanabilir, yetkilere göre paylaşılabilir ve arşivlenebilir hale gelir. Özellikle KVKK gibi yasal düzenlemelere uyum, kullanıcı yetkilendirme, çoklu dil desteği ve arama kolaylığı gibi özelliklerle iş süreçlerini hızlandırır, verimliliği artırır ve kağıt kullanımını minimize ederek çevre dostu bir çalışma ortamı oluşturur.
Doküman Tipleri ile Esnek Yapı
Docsimum, her doküman türü için ihtiyaca özel metadata alanları tanımlamanıza olanak tanır. Böylece kullanıcılar sade bir arayüzde doğru ve eksiksiz veri girişi yapabilir.
Çoklu dil desteği kapsamında farklı diller için farklı etiketlerle tanımlanabilir.
Bu yapı sayesinde Docsimum, farklı sektör ve kurumların doküman yönetim süreçlerine tam uyum sağlar.
Kolay ve Hızlı Kullanım
Docsimum Doküman Yönetim Sistemi, sade ve kullanıcı odaklı arayüzü sayesinde kullanıcıların ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere tek ekrandan erişim imkânı sunar. Seçilen dokümana ait detaylar, ilgili metadata alanları ve dokümanın önizleme görüntüsü aynı panelde yer alır; böylece kullanıcılar pencereler arasında geçiş yapmak zorunda kalmadan işlemlerini hızlı ve verimli şekilde gerçekleştirebilir.
Arayüzdeki net ayrımlar, ikon destekli menüler ve sürükle-bırak gibi pratik kullanım unsurları sayesinde sistemin öğrenme süresi oldukça kısadır. Kullanıcılar kısa bir oryantasyon süreciyle temel işlevleri kavrayabilir ve yazılımı sorunsuz şekilde kullanmaya başlayabilir.
Günlük belge erişim ve yönetim süreçlerini kolaylaştıran bu yapı, kurum içinde verimliliği artırır, destek taleplerini azaltır ve zamandan tasarruf sağlar.
Çoklu Dil Desteği
Farklı dil konuşan kullanıcıların yazılımı kendi dillerinde kullanabilmeleri için çoklu dil desteğiyle geliştirilmiştir.
Kullanıcılar, ayarlar menüsünden sistemde tanımlı diller arasından tercih yaparak arayüz dilini anında değiştirebilir.
Docsimum, küresel ekipler için erişilebilir ve kullanıcı dostu bir deneyim sunar.
Doküman Yönetim Yazılımı Docsimum’da Görev Yönetimi
Docsimum, hem doküman bazlı hem de doğrudan görev atamaları yapılmasına olanak tanır. Bu sayede dokümanlarla ilgili yapılması gereken işler, ilgili kullanıcılara net bir şekilde aktarılır ve sorumluluk takibi sistem üzerinden gerçekleştirilir.
Görev atayan kullanıcı, atadığı görevin durumunu adım adım izleyebilir. Kullanıcılar üzerlerine tanımlanan görevleri kendi görev listelerinde görüntüleyerek yapılacak işleri kolayca takip edebilir ve ilerlemelerini sisteme işleyebilir.
Bu yapı, kurum içi iş birliğini güçlendirir, süreçleri hızlandırır ve kontrol edilebilir bir görev yönetimi altyapısı sunar.
Yetki ve Erişim Kontrolü
Docsimum, kullanıcılar veya kullanıcı grupları (roller) özelinde modül erişimi ile doküman ekleme, düzenleme, silme gibi işlemlere yönelik yetkilerin detaylı ve güvenli biçimde tanımlanmasını sağlar.
Gelişmiş yetkilendirme altyapısı sayesinde, gizli veya hassas dokümanlara yalnızca yetkili kişilerin erişimi mümkün olur. Bu sayede hem veri güvenliği sağlanır hem de doküman bütünlüğü ve kurumsal doğruluk korunur.
KVKK Uyumlu Doküman Yönetim Sistemi
Docsimum, müşteri ve çalışanlara ait kişisel verilerin Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) kapsamında güvenli ve kontrollü biçimde yönetilmesini sağlar.
Her doküman tipi için geçerlilik süresi tanımlayabilir, böylece dijital dokümanların yasal süreler dahilinde saklanmasını güvence altına alabilirsiniz.
Geçerlilik süresi yaklaşan veya dolan dokümanlar için sistem otomatik olarak uyarı verir. Ayrıca tüm geçerlilik verileri için detaylı raporlama yapabilir, yasal uyumluluk süreçlerini kolayca takip edebilirsiniz.
Doküman Yönetim Yazılımı Hakkında Sık Sorulan Sorular
Docsimum’u Kimler Kullanabilir?
Docsimum, dijital veya fiziksel belge yoğunluğu olan her tür kurum, işletme ve organizasyonun kullanımına uygun bir doküman yönetim yazılımıdır.
Başlıca kullanım alanları şunlardır:
- Özel Şirketler: İnsan kaynakları, sözleşmeler, muhasebe ve proje belgelerinin yönetimi
- Kamu Kurumları: Resmi yazışmalar, arşivler ve mevzuata uygun dokümantasyon
- Üretim ve Mühendislik Firmaları: Teknik çizimler, kalite belgeleri, ürün dokümantasyonu
- Hukuk Büroları: Dava dosyaları, vekaletnameler, müvekkil belgeleri
- Sağlık Kuruluşları: Hasta evrakları, raporlar, iç yazışmalar
- Eğitim Kurumları: Öğrenci kayıtları, sınav belgeleri, idari evraklar
- Arşiv Birimleri: Fiziki ve dijital dokümanların birlikte yönetimi
Docsimum Güvenli midir?
Evet, Docsimum yüksek güvenlik standartlarına uygun şekilde geliştirilmiştir. Sistem, kullanıcı ve kullanıcı grubu bazlı yetkilendirme mekanizması sayesinde yalnızca yetkili kişilerin belirli dokümanlara erişmesini sağlar.
Dokümanlar istenirse şifrelenmiş şekilde saklanabilir ve oturum güvenliği sağlanarak sistem erişimi kontrol altına alınır. Ayrıca Docsimum’un altyapısı KVKK gibi ulusal ve uluslararası güvenlik standartlarıyla uyumludur. Bu sayede hem kişisel veriler hem de kurumsal belgeler güvenli bir ortamda korunur.
Veriler Nerede Saklanır?
Docsimum, Windows tabanlı bir yazılım olarak tamamen on-premise çalışır. Yani tüm veriler, kurumun kendi fiziksel sunucularında veya kurum içi ağ altyapısında saklanır.
Verilerin dış ortamda tutulmaması, özellikle veri güvenliği ve gizliliğine önem veren kamu kurumları, finansal kuruluşlar ve özel şirketler için önemli bir avantaj sağlar.
Sunucuların lokasyonu, yedekleme politikaları ve erişim güvenliği tamamen kurumun kontrolündedir. Bu sayede veriler üzerinde tam hakimiyet sağlanır, dışa bağımlılık ortadan kalkar ve yasal düzenlemelere tam uyum mümkün hale gelir.
Dosya Yükleme Sınırı Var mıdır?
Docsimum’da dosya yükleme sınırı, yazılımın teknik altyapısından ziyade kurumun kendi sunucu kapasitesi, ağ yapısı ve sistem yöneticisinin belirlediği kurallara göre şekillenir.
Varsayılan olarak belirli bir sınır bulunmaz; ancak yüksek boyutlu dosyaların performansı etkilememesi adına sistem yöneticileri maksimum dosya boyutu limiti tanımlayabilir. Bu sayede hem sistemin kararlılığı korunur hem de veri yönetimi daha kontrollü şekilde sağlanır.
Yüklenen tüm dosyalar orijinal formatında saklanır ve erişim izinlerine göre yönetilir.