Fiziksel Arşivleme Nedir?

Dijitalleştirilmiş veya dijitalleştirilmemiş evrak, belge ve her tür dokümanın akıllı arşivleme sistemleri ile kolay bulunabilirlik sağlanması amacı ile sistematik bir şekilde yeniden düzenlenmesidir. BU düzenlenme sırasında kullanılmış olan dosya, kutu veya şeffaf dosya gibi dokümanlara zarar verecek tüm malzemeler yenileri ile değiştirilir. Yıpranmış veya dosyalarından ayrılmış dokümanlar tamir edilerek eski yerlerine yerleştirilir. Ait oldukları klasörlerden veya dosyalardan çıkartılıp başka klasörlere yerleştirilmiş dokümanlar tekrar asıl yerlerine yerleştirilir. Arşiv odaları da dahil olmak üzere tüm dolaplar, raflar, çekmeceler, kutular ve klasörler akıllı Kare Kodlarla (QR Code) ve barcodlarla etiketlenip adreslenerek hem makine hemde insan okuyabilir hale getirilir. Bu sayede belirli periyodlarda yapılacak okuma ve arşiv yazılımına yükleme sayesinde arşivdeki tüm dokümanların lokasyanları güncel kalır.

Fiziksel Arşivlemenin Avantajları

• Arşivdeki tüm dokümanlar adreslenerek yazılım üzerinde bulunan bir dokümana erişim dakikalar içerisinde yapılabilir.
• Yıpranmış klasörler, şeffaf dosyalar yenilenerek, küflenmiş zımba telleri ve ataşlar değiştirilerek dokümanların daha uzun yıllar dayanması sağlanır.
• İnceleme yapmak için alından dokümanlar akıllı kodlar ve adresleme sayesinde alındığı yere konularak doküman kayıplarının önüne geçilecektir.
• Fiziksel arşivleme çalışması sırasında saklanmasına lüzum kalmayan dokümanlar tespit edilip ayıklanarak imha edilerek depolama alanından tasarruf sağlanır.
• Uygulanacak akıllı sistemler sayesinde doküman arama için harcanan süreler minimuma inerek işcili maliyetlerinden tasarruf.

Elera Yazılım ve Bilgi Teknolojileri LTD. olarak 20 yıllık yazılım ve dijitalleştirme deneyimimizle yeni dijitalleştirme teknolojilerini takip ederek bir çok firma ve devlet kurum ve kuruluşuna Dijital Arşiveleme ve Fiziksel Arşivleme hizmetlerini veriyoruz.